Hướng dẫn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong tài liệu

Quang cảnh Hội nghị

Đại biểu tham dự

Tham dự có các đồng chí: Đinh Thị Hồng Thu – HUV, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đại diện phòng, ban ngành của Sở Nội vụ; Công an tỉnh cùng lãnh đạo các cơ quan đơn vị, địa phương của huyện, chủ tịch UBND xã, thị trấn; cán bộ văn thư lưu trữ của các cơ quan cấp huyện và công chức thống kê xã, thị trấn.

Tại Hội nghị, báo cáo viên Sở Nội vụ đã hướng dẫn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong xác nhận khối lượng tài liệu; tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện. Hướng dẫn cách đóng gói, niêm phong hồ so tài liệu lưu trữ mật.

Phát biểu chỉ đạo, Phó Chủ tịch UBND huyện Đinh Thị Hồng Thu nhấn mạnh: Để triển khai thực hiện kịp thời, hiệu quả, đồng bộ đảm bảo quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính, UBND huyện yêu cầu các cơ quan đơn vị thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

Nghiêm cấm cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu. Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có) theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện. Ưu tiên lựa chọn bố trí phòng, kho lưu trữ (tại trụ sở UBND cấp huyện hiện tại và UBND các xã hợp nhất được chọn làm trung tâm hành chính cấp xã mới khi hợp nhất) làm Kho lưu trữ cơ quan để tập kết bảo quản khối lượng tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, có cặp, hộp, giá sắt sắp xếp cố định; bố trí đủ phòng, kho có diện tích chứa khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của cấp huyện theo khảo sát. Đề nghị thủ trưởng các cơ quan đơn vị cấp huyện và Chủ tịch UBND xã, thị trấn nâng cao trách nhiệm thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra để việc bàn giao đảm bảo quy định./.